eRačuni - Zakonske odredbe
Elektronički račun ili eRačun je dokument koji je po svom sadržaju istovjetan papirnatom računu, ali ga može kreirati samo certificirani informacijski posrednik (tvrtka Pondi d.o.o. kroz svoj sustav ePoslovanja).
Od 1.12.2018. svi korisnici državnog proračuna su obvezni zaprimati elektroničke račune, odnosno Zakonom o elektroničkom izdavanju eRačuna u javnoj nabavi uvedena je obveza zaprimanja eRačuna u postupcima javne nabave i bagatelne nabave.
Od 01.07.2019. obveznici izdavanja i slanja e-računa su svi izdavatelji računa koji javnim i sektorskim naručiteljima šalju račune za obavljene robe i usluge koje su proizišle iz postupaka nabave.
Da, temeljem Zakona o elektronički izdanim računima u javnoj nabavi (https://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2018_10_94_1817.html) bez obzira na vrijednost nabave, obveza izdavanja eRačuna se ne mijenja.
Prema zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, dužni ste slati račune u elektroničkom obliku svim pravnim subjektima koji su obveznici javne nabave. Dakle, eRačune morate slati svim državnim firmama, te sektorskim naručiteljima (komunalnim poduzećima, poduzećima u vlasništvu gradova itd…) koji sudjeluju u javnoj nabavi. eRačune možete (ali ne morate) slati svim poslovnim subjektima jer korištenjem eRačuna olakšavate proces izdavanja, transporta i zaprimanja računa, čime štedite na vremenu i novcu.
Ne, krajnji korisnik treba poslati eRačun putem informacijskog posrednika (www.ePoslovanje.hr) koji se obvezuje da eRačun bude izrađen u skladu s normom koju propisuje Direktiva 2014/55/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. godine. Sam eračun mora biti u formi XML datoteke, te mora biti sukladan sa EU normom EN 16931. Službena specifikacija upotrebe eRačuna u UBL 2.1 formatu može se pronaći na https://eposlovanje.hr/EN-UBL-HR-Specifikacija%20upotrebe.pdf
Kako bi se eRačun pravilno poslao ili zaprimio, krajnji korisnik treba poslati eRačun putem informacijskog posrednika.
ePoslovanje.hr eRačun - Osnovne informacije
ePoslovanje nudi automatizaciju poslovnih procesa među kojim se ističe usluga slanja i primanja eRačuna. ePoslovanje eRačun omogućuje bržu, efikasniju, točniju i jeftiniju razmjenu poslovnih dokumenata (eRačuna, eOdobrenja itd.).
Službeno smo odobreni od strane Ministarstva gospodarstva kao “informacijski posrednik” te smo u potpunosti sukladni sa svim EU normama (EN 16931) i zakonskom regulativom Republike Hrvatske.
Nema trikova! Nudimo uslugu bez vremenski uvjetovane ugovore obveze uz izuzetne cijene i izuzetnu podršku.
Apsolutno ne. Uslugu možete koristit npr. samo jedan dan bez ikakvih penala za raskid ugovora.
Da. Ne postoje zakonske ni tehničke prepreke da Vi kao korisnik upotrebljavate usluge više informacijskih posrednika. Ta mogućnost ipak ne ovisi o nama već o drugom informacijskom posredniku pa preporučamo da provjerite točne uvjete korištenja i po potrebi odlučite se samo za jednog informacijskog posrednika.
Naravno. Poželjno je korištenje vlastitog certifikata, ali ako ga nemate možete koristiti naš. Korištenje našeg certifikata je uključeno u uslugu slanja računa.
Prepaid paket je prilagođen korisnicima koji šalju manji broj računa mjesečno ili u neredovitim intervalima. Minimalna uplata je 4,00 EUR (30,14 HRK) + PDV a iznos se može iskoristiti unutar 6 mjeseci.
Postpaid paket je namijenjen korisnicima koji šalju veći broj računa mjesečno ili žele uslugu plaćati na mjesečnoj bazi. Mjesečna naknada je 4,00 EUR (30,14 HRK) + PDV , u što je uključeno slanje 50 računa. Svaki idući račun košta 0,08 EUR (0,60 HRK) + PDV.
Fiksni tečaj konverzije 1 EUR = 7,53450 HRK
Promjena tipa korisničkog paketa se vrši kroz web sučelje pod stavkom “Moji podaci” i promjena vrijedi od 1. idućeg mjeseca.
Stanje na Vašem računu se briše, dakle ako ste npr. imali 2 EUR na saldu, isti će se izbrisati.
Sredstva uplaćena na prepaid korisnički račun vrijede 6 mjeseci.
Naravno. Primanje računa ne naplaćujemo.
Svi dokumenti koji se šalju prema obveznicima javne nabave se šalju isključivo putem FINA B2G (Business-to-Government ) servisa.
Dokumenti koji se šalju B2B (Business-to-Business) primateljima se mogu slati putem primateljevih informacijskih posrednika ili u obliku maila sa linkom za preuzimanje eRačuna sa zaštićenog poslužitelja.
Informacijski posrednici sa kojima smo trenutačno povezani su FINA B2G, FINA B2B, Hrvatski Telekom i mStart (Fortenova grupa, ex Agrokor).
Pojedini informacijski posrednici naplaćuju interkonekcijsku naknadu za dostavu dokumenata putem njihovih servisa, te će ista biti dodatno naplaćena pošiljatelju, uz redovnu cijenu slanja dokumenta.
Korisnik ePoslovanje servisa može samostalno odlučiti hoće li slati dokumente putem primateljevog informacijskog posrednika ili će se dokumenti slati putem linka za preuzimanje u emailu.
Postavke dostave možete mijenjati u postavkama Vašeg korisničkom računa, tako da se prijavite na https://eracun.eposlovanje.hr/client , kliknete na link Moji podaci , sekcija “Inf. posrednici”.
Interkonekcijska naknada po poslanom računu, za pojedine informacijske posrednike je sljedeća:
- FINA B2G (obveznici javne nabave): 0,00 EUR (0,00 HRK)
- FINA B2B: 0,08 EUR (0,60 HRK) + PDV
- HRVATSKI TELEKOM: 0,00 EUR (0,00 HRK)
- mStart (Fortenova grupa, ex Agrokor): 0,08 EUR (0,60 HRK) + PDV
- Hitra produkcija dokumenata: 0,08 EUR (0,60 HRK) + PDV
- Editel Adria: 0,08 EUR (0,60 HRK) + PDV
- POS Split: 0,00 EUR (0,00 HRK)
Fiksni tečaj konverzije 1 EUR = 7,53450 HRK
Dostava dokumenata putem servisa informacijskih posrednika koji naplaćuju interkonekcijsku naknadu je u osnovnim postavkama ugašena. Ako je želite koristiti, istu morate samostalno uključiti.
Za uključivanje interkonekcije prema mStart informacijskom posredniku (Fortenova grupa, ex Agrokor), molimo da kontaktirate našu korisničku podršku, jer je potrebno proći posebnu proceduru prije uključivanja.
Slanje dokumenata putem informacijskog posrednika primatelja je preporučeno jer olakšava primatelju zaprimanje i obradu dokumenta, a pošiljatelju omogućava bolju kontrolu nad statusom poslanog dokumenta.
ePoslovanje.hr eRačun - Registracija korisničkog računa
Kako biste mogli slati eRačune preko ePoslovanja, najprije je potrebno da se registrirate kao naš korisnik te slijedite daljnja uputstva.
Registrirati se možete preko poveznice https://eracun.eposlovanje.hr/client/register gdje trebate upisati sve tražene podatke te kliknuti na „REGISTRIRAJ SE“ u donjem desnom kutu.
Nakon završene registracije, na email ćemo Vam poslati ugovor kojega trebate ispisati u dva primjerka, potpisati ga i pečatirati te nam ga dostaviti poštom na:
Pondi d.o.o.
Skradinska 11
21000 Split
U svrhu brže aktivacije možete nam poslati scan potpisanog ugovora emailom na podrska@eposlovanje.hr, ali svakako pošaljite i regularnom poštom.
Također prihvaćamo i PDF digitalno potpisan certifikatom izdanim od FINE ili AKD-a (certifikat za pristup ePoreznoj, eMirovinskom, internet bankarstvu ili certifikat sa eOsobne iskaznice). Ako nam pošaljete digitalno potpisani ugovor nije potrebno slanje poštom.
Ukoliko ste prije koristili usluge drugog informacijskog posrednika morat ćete ispuniti ovaj obrazac sa svojim podacima: FINA-zahtjev-za-izmjenu-podataka.pdf.
Ispunjeni dokument se mora dostaviti FINA-i (osobno ili online na mail: e-racun@fina.hr).
Nakon što se provede promjena podataka moći ćete slati eRačune putem našeg servisa, status promjene možete provjeriti putem sljedećeg linka: https://digitalneusluge.fina.hr/eRacunJT/napredna-pretraga.
Ne, nakon registracije možete ući u svoj korisnički račun, prošetati kroz sučelje kako bi se upoznali sa sustavom i vidjeli što sve sadrži. Usluga postaje aktivna po primitku ovjerenih Ugovora.
Da, po završetku registracije, na upisanu e-mail adresu će vam doći Ugovor koji trebate ovjeriti pečatom i potpisom te ga poslati poštom na našu adresu. Kako bismo ubrzali proces aktivacije, možete nam poslati i scan ovjerenog Ugovora na e-mail podrska@eposlovanje.hr.
Ne, nema ugovorenog vremenskog razdoblja te u svakom trenutku klijent može raskinuti Ugovor bez ikakvih dodatnih troškova.
Kako biste digitalno potpisali ugovor prvo je potrebno sačuvati ugovor koji ste dobili na mail kao PDF datoteku te istu otvoriti u PDF pregledniku (npr. Adobe Rader ili Foxit Reader). Proceduru samog potpisivanje možete vidjeti na sljedećim poveznicama:
FINA RCD 2015 certifikat i Adobe Reader: https://www.fina.hr/documents/52450/631616/Uputa+za+elektroni%C4%8Dko+potpisivanje+PDF+dokumenata+kori%C5%A1tenjem+alata+Acrobat+Reader.pdf/b68cdc0e-faae-b507-7a38-b5178d162fb4?t=1619445306654
Generalne informacije za potpisivanje preko Adobe Readera: https://helpx.adobe.com/reader/using/sign-pdfs.html
Generalne informacije za potpisivanje preko Foxit Readera: https://kb.foxit.com/hc/en-us/articles/360058484191-How-to-sign-PDFs-with-Foxit-PDF-Editor-
ePoslovanje.hr eRačun - Korisničko web sučelje
Korisničkom sučelju se pristupa preko linka “Prijava“: https://eracun.eposlovanje.hr/Client/Login koristeći pristupne podatke koje ste izabrali pri registraciji.
Svoje korisničke podatke možete promijeniti unutar ePoslovanje web korisničkog sučelja pod stavkom “Moji podaci”.
Uplata sredstava se vrši kroz web korisničko sučelje pod stavkom “Uplata na račun”. Uplatu se može izvršiti direktno na naš račun ili kartičnim plaćanjem
Iznos koji se uplaćuje je iznos s PDV-om a pod korisničkim računom se prikazuje neto iznos bez PDV-a.
Zadnjih 10 Ulaznih/izlaznih računa se prikazuju na početnoj stranici web korisničkog sučelja a popisu svih računa se pristupa preko stavke “Moji dokumenti”.
Putem API-ja
Ako Vaš knjigovodstveni program podržava spajanje na naš servis putem API-ja (našeg ili API-ja drugih servisa koje podržavamo), onda možete račune slati direktno iz Vašeg knjigovodstvenog programa. Za informacije o kompatibilnosti Vašeg knjigovodstvenog programa sa našim servisom molim kontaktirajte proizvođača Vašeg knjigovodstvenog programa.
Ako Vaš knjigovodstveni program ne podržava naš servis, rado ćemo im pomoći u implementaciji našeg servisa u njihovu aplikaciju.
Putem web sučelja – import XML datoteke
Ako Vaš knjigovodstveni program podržava izvoz računa u XML datoteku, onda tu XML datoteku putem našeg web sučelja možete uvesti tako da se ulogirate u sustav i jednostavno je uploadate preko naše online forme
Ručno upisivanje računa putem web sučelja
Ako nemate knjigovodstveni program, ili ga imate ali ne podržava naš servis i nema izvoz računa u XML datoteku, račun možete poslati tako da prepišete sve elemente računa kroz našu web formu. Ova funkcionalnost je maksimalno pojednostavljena te se koristi za krajnji slučaj ili za unos manjeg broja računa.
Podržani su svi tipovi računa putem knjigovodstvenih programa te kao import XML datoteke.
Putem web aplikacije podržani su računi sa PDV-om od 25%, sa PDV-om od 13%, sa PDV-om od 5%, sa prijenosom porezne obveze i sa oslobođenjem od PDV-a.
Da, putem knjigovodstvenog programa ili procedure importa XML datoteke.
Naravno, prvi put kada kreirate račun možete ga spremiti i onda će biti dostupan kao predložak kojem možete pristupiti preko stavke “Spremljeni računi”.
Za slanje na poslovnu jedinicu potrebno je upisati šifru poslovne jedinice ako šaljete iz računovodstvenog programa, a ako šaljete kroz naše web korisničko sučelje trebate odabrati poslovnu jedinicu pri odabiru OIB-a primatelja.
Unutar popisa izdanih računa za svaki račun može se vidjeti njegov trenutni status.
Poslani eRačuni se ne mogu više mijenjati, nakon storniranja računa ispravak treba ponovno izraditi i poslati primatelju.
Kako biste osporili primljeni eRačun, unutar popisa primljenih računa preko stavke “Akcije” trebate izabrati “Odbaci”.
Dva su moguća razloga – 1) primatelj nije preuzeo dokument na svoje računalo ili 2) račun ima grešku zbog koje ne može biti dostavljen.
Iz nekog razloga Vaš primatelj je odbio prihvatiti račun. Kontaktirajte ga i provjerite razlog.
Nakon toga stornirajte taj isti račun kod sebe te kreirajte novi i pošaljite ga pod novim brojem računa
Ukoliko ste ga poslali kroz knjigovodstveni program onda ga najlakše i stornirajte kroz isti.
Ako ipak koristite web aplikaciju kliknite na „kreiraj Odobrenje/storno“.
Statusi eRačuna se dijele na transportne statuse i statuse poslovnog procesa.
TRANSPORTNI STATUSI:
U pripremi (PENDING) – Dokument je stigao u sustav, idući korak je validacija
U validaciji (VALIDATION) – Dokument je u procesu validacije, provjerava se ispravnost sintakse XML datoteke, jesu li sa obavezna polja upisana, odgovaraju li podaci korisnika podacima upisanim u XML datoteci. Nakon uspješne validacije dokumenta slijedit potpisivanje digitalnim certifikatom
Poslan (SENT) – Dokument je poslan primatelju (u FINA B2G pretinac ako je korisnik obveznik javne nabave, u pretinac drugog informacijskog posrednika ako imamo ugovor sa tim informacijskim posrednikom, ili na mail)
Zaprimljen (DELIVERED) – Dokument je uspješno isporučen krajnjem korisniku (downloadan je putem linka u emailu kojeg smo poslali, ili je preuzet iz pretinca drugog informacijskog posrednika)
Poništen (CANCELED) – Korisnik je otkazao slanje dokumenta. Ova opcija je moguća samo dok se dokument nalazi u statusu VALIDATION
Isporuka neuspješna (UNSUCCESSFULL) – Isporuka klijentu nije bila moguća (nepostojeći pretinac kod drugog informacijskog posrednika, greška u podacima u XML datoteci ili dokument nije preuzet sa download linka u roku od 30 dana. Ako nisu preuzeti, dokumenti se korisniku ponovno šalju svakih 7 dana, 30 dan se označavaju kao UNSUCCESSFULL)
STATUSI POSLOVNOG PROCESA:
– (NO_STATUS) – Dokument još nema nikakav status poslovnog procesa
Odobren (APPROVED) – Dokument je odobren od strane primatelja
Odbijen (REJECTED) – Dokument je odbijen od strane primatelja. Primatelj može ostaviti razlog odbijanja, ali nije obavezan
Plaćen u potpunosti (PAYMENT_FULFILLED) – Dokument je potpunosti plaćen
Plaćen djelomično (PAYMENT_PARTIALLY_FULFILLED) – Dokument je djelomično plaćen, primatelj dokumenta može navesti iznos parcijalne uplate, ali nije obavezan
Za korisnike koji nisu obveznici javne nabave može se pratiti i jesu li otvorili link s računom i preuzeli ga (Otvoren DL link – DA/NE)
Najčešći razlog za ovakvu grešku je da naš servis nije registriran kao Vaš informacijski posrednik na FINA e-Račun B2G sustavu. Za to morate ispuniti ovaj obrazac sa svojim podacima: FINA-zahtjev-za-registraciju.pdf.
Ispunjeni dokument se mora dostaviti FINA-i (osobno ili online na mail: e-racun@fina.hr).
Nakon što se provede registracija moći ćete slati eRačune putem našeg servisa, status promjene možete provjeriti putem sljedećeg linka: https://digitalneusluge.fina.hr/eRacunJT/napredna-pretraga.
Nužni su gotovo svi elementi kao i kod klasičnog računa. Ukoliko kroz web aplikaciju preskočite obavezno polje, sustav verifikacije će Vas o tome obavijestiti pri pokušaju slanja.
Unutar kreiranja računa pod stavkom „Podaci o računu” možete priložiti vizualnu reprezentaciju računa ili vezani dokument koji se također šalje primatelju.
Obzirom da eRačun mora pravilno formatiran kao XML datoteka nužno je da se svi podaci unesu pravilno te je ukoliko se koristi ePoslovanje web korisničko sučelje nužno unijeti sve podatke kroz formu unutar stavke “Kreiraj račun”.
Ukoliko knjigovodstveni program podržava importiranje XML datoteke, možete preuzeti račun tako da iz popisa računa preko stavke “Akcije” izaberete “Preuzmi” i nakon toga XML datoteku pošaljete Vašem knjigovodstvu.
ePoslovanje.hr eRačun - ERP integracija
Korisnici Pantheona radi uspješne integracije pri registraciji svoje korisničko ime moraju unijeti u numeričkom formatu.
Integracija se vrši na način da se unesu korisničko ime i šifra dobijene u mailu potvrde i promijeni server u “https://eracun.eposlovanje.hr/apis/v2“.
Ukoliko imate stariju verziju Pantheona od 21.00 kao server upišite “https://eracun.eposlovanje.hr/exchange“.
Pantheon 21.00
Pantheon starija verzija
Za povezivanje sMilenij HIS-om dovoljno je izabrati ePoslovanje kao servis i unijeti usermane i password.
Napomena: Promjenu iz Demo režima rada u Produkcijski i obrnuto treba napravit kroz web korisničko sučelje koje se pristupa putem linka “Prijava”.
Ostale informacije vezane za možete vidjeti ovdje.
Kliknite na Postavke –> Postavke e-računa, u padajućoj listi “Naziv posrednika” odaberite ePoslovanje.hr, i u polje “API key” unesite API key koji ste dobili od posrednika ePoslovanje.hr.
Kliknite na POSTAVKE –> Postavke e-računa, u padajućoj listi “Naziv posrednika” odaberite ePoslovanje.hr, i u polje “API key” unesite API key koji ste dobili od posrednika ePoslovanje.hr.
Prije samog izdavanja i zaprimanja e-računa u Minimaxu preko ePoslovanje sustava za izdavanje eRačuna, potrebno se registrirati. Nakon uspješne registracije, Vaš korisnički račun bit će aktiviran, zaprimit ćete korisničko ime i lozinku koje je potrebno upisati u Minimax kako bi se program povezao s uslugom ePoslovanje.
Za sve informacije oko povezivanja ePoslovanje sustava za slanje eRačuna i programa Stijene obratite se tvrtki RB Tehnika na telefon +385 40 391 444 ili mail rbt@rbt.hr.
Upute za podešavanje Xanadu WIP programa za rad sa ePoslovanje servisom za slanje eRačuna možete vidjeti ovdje:
https://xanadu.hr/wp-content/uploads/2020/06/UPUTE_WIP_eRacun_sa_ePoslovanjem_v2.pdf
Tekstualne i video upute za podešavanje knjigovodstvenog programa Sokoli za rad sa ePoslovanje servisom za slanje eRačuna možete vidjeti ovdje:
https://sokoli.hr/e-racun/
Za više informacija o korištenju aplikacije Računi i slanju eRačuna posjetite https://www.relago.hr/RelaGO/BlogPost?id=155.
Za pristup detaljnim uputama za integraciju i automatizirano slanje e-računa iz WiPS programa molimo korisnike da posjete www.wips.hr, prijave se na WiPS korisnički centar sa svojim korisničkim imenom i lozinkom te potom u izborniku desno biraju “Automatska dostava e-računa”.
Za sve informacije oko povezivanja ePoslovanje sustava za slanje eRačuna i Media-sistem programskih rješenja obratite se tvrtki MEDIA-SISTEM d.o.o. na https://www.media-sistem.hr/kontakt/.
Klikom na F5 ePortal možete izabrati ePoslovanje te unijeti svoje podatke koje ste dobili pri registraciji.
Podršku za slanje eRačuna posredstvom ePoslovanja implementirano je u dva KronWin programska cloud rješenja:
– Moj Paušalac ( program za vođenje poslovanje paušalnih obrtnika ) https://www.pausalac.kronwin.hr/
– Moji eRačuni ( program za izradu i slanje računa / eRačuna, praćenja naplate itd ( https://www.eracuni.kronwin.hr/ )
Korisnik za pristup programima koristi cloud server na https://www.kroncloud.eu.
Moji eRačuni
Moj Paušalac
Postupak povezivanja Micronic-a s našim servisom možete vidjeti ovdje: Micronic-ePoslovanje.pdf.
Video instrukcije za slanje eRačuna možete vidjeti ovdje: https://www.youtube.com/shorts/wAr26StPYgI
Kratak opis kako preko ePoslovanja možete poslati eRačun izravno iz FIRA aplikacije pogledajte ovdje: https://fira.finance/web/functionalities/e-racun.
Proces povezivanja ePoslovanja sa aplikacijom e-racuni možete vidjeti ovdje: https://e-racuni.com/Croatian/WikiPage?action=reload&page=eInvoices_ePoslovanje.hr&lang=Croatian
ePoslovanje.hr eRačun - Informacije za developere
Našem servisu, među ostalim načinima, možete pristupiti putem REST API-ja. Dokumentacija za pristup REST API-ju može se preuzeti na sljedećem linku: https://eposlovanje.hr/api_dokumentacija.pdf.
Neke od osnovnih primjera kako izgleda formatirana XML datoteka možete vidjeti ovdje: https://eposlovanje.hr/wp-content/uploads/2020/08/primjeri-xml.zip .
Pogledajte i službenu specifikaciju upotrebe: https://eposlovanje.hr/wp-content/uploads/2021/04/EN-UBL-HR-Specifikacija-upotrebe-v1.2.pdf
